Application Feuille de temps
Julien Béliveau
Documentation de l'application de Feuille de temps
Cette application de gestion du temps permet de gérer les horaires des employés, leurs heures de travail, leurs tâches, leurs disponibilités et leurs rendez-vous clients à partir d'un calendrier mensuel.
Fonctionnalités principales
- Gérer les horaires des employés
- Enregistrer les heures de début et de fin de travail
- Suivre les tâches quotidiennes
- Gérer les rendez-vous clients
- Publier les disponibilités pour les rendez-vous
- Créer des planifications et des tâches récurrentes
- Identifier les tâches en retard
Calendrier mensuel
Le calendrier mensuel offre une vue d'ensemble des heures planifiées, des tâches, des rendez-vous et des disponibilités. Il est possible de sélectionner une journée pour afficher tous ses détails.
Sélection des employés
Les responsables et les administrateurs peuvent sélectionner un employé pour consulter ou gérer son planning, ses tâches, ses heures de travail et ses rendez-vous.
Plannings de travail
Une période de travail comprend une date, une heure de début, une heure de fin, un lieu et la durée du créneau horaire.
Lieux de travail
Les plannings peuvent prendre en charge le travail virtuel, les rendez-vous chez le client, le travail dans les locaux de l'entreprise, les rendez-vous téléphoniques et le télétravail.
Début et fin de travail
Les employés peuvent enregistrer leurs heures de début et de fin de travail. Ces heures peuvent être corrigées manuellement si nécessaire.
Indisponibilité
Un employé peut déclarer son indisponibilité pour une période planifiée. La disponibilité pour les rendez-vous publics est supprimée pour la période concernée, le cas échéant.
Planifications récurrentes
Les plannings de travail peuvent se répéter quotidiennement, en semaine, hebdomadairement, toutes les deux semaines, mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou annuellement. Les répétitions peuvent se poursuivre pendant un nombre déterminé ou jusqu'à la fin de l'année.
Gestion des tâches
Les tâches sont affichées pour chaque jour avec leur heure de début, leur heure de fin, leur statut, leur priorité, leur lieu, les informations client et leur description.
Statut et priorité des tâches
Les tâches peuvent être marquées comme À faire, En cours, Terminées ou Non applicable. Les priorités peuvent être définies comme faibles, moyennes ou élevées.
Tâches récurrentes
Les tâches peuvent se répéter quotidiennement, hebdomadairement, toutes les deux semaines, mensuellement, trimestriellement, semestriellement ou annuellement.
Tâches en retard
L'application identifie les tâches dont la date d'échéance est dépassée et qui ne sont pas terminées. Ces tâches peuvent être recherchées et consultées par priorité et par date d'échéance.
Disponibilité des rendez-vous
Une période de travail peut être mise à disposition pour la prise de rendez-vous. Les créneaux disponibles sont calculés en fonction du planning de l'employé, de la durée du service sélectionné, du temps de préparation et des rendez-vous déjà pris.
Créer un rendez-vous
Pour créer un rendez-vous, il suffit de sélectionner un service, un créneau disponible, un client et le type de rendez-vous. Les rendez-vous créés en interne sont automatiquement confirmés.
Types de rendez-vous
Les rendez-vous peuvent se dérouler en visioconférence, par téléphone, dans les locaux de l'entreprise ou chez le client.
Détails du rendez-vous
Chaque rendez-vous affiche le client, le service, le collaborateur affecté, la date, l'heure, le type de lieu, les commentaires et le statut de confirmation.
Réunions virtuelles
Les rendez-vous virtuels peuvent inclure une plateforme de réunion, un lien de connexion et un mot de passe. Les plateformes compatibles incluent Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype et d'autres services.
Communications avec le client
Un lien de réunion peut être envoyé par e-mail au client. Une demande de confirmation peut également être envoyée par SMS lorsque la confirmation est toujours requise.
Intégration du calendrier
Les tâches et les rendez-vous peuvent être ajoutés à un calendrier personnel. Les informations de rendez-vous peuvent également être transférées vers Google Agenda une fois l'intégration configurée.
Rapports et exportations
Les listes de tâches quotidiennes et les rapports de tâches en retard peuvent être exportés au format PDF ou tableur.
Flux de travail simple
- Sélectionnez un employé et une date.
- Créez ou consultez le planning de travail de l'employé.
- Indiquez le début et la fin de la période de travail.
- Consultez et mettez à jour les tâches assignées.
- Vérifiez les disponibilités.
- Ajoutez ou gérez les rendez-vous clients.
- Envoyez des confirmations ou des informations de réunion virtuelle si nécessaire.