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Documentation de l'application Facturation

L'application Facturation permet de créer des factures clients à partir des commandes, de calculer les taxes et les montants totaux, d'enregistrer les paiements, de générer des documents PDF, d'envoyer des factures par e-mail et de transférer les informations financières vers le grand livre.

Principales fonctionnalités

• Créer des factures à partir des commandes clients
• Calculer automatiquement les taxes régionales
• Gérer les lignes de facture et les quantités
• Suivre les remises et les frais de transport
• Enregistrer les paiements partiels ou complets
• Prise en charge de plusieurs modes de paiement
• Générer et consulter les factures au format PDF
• Envoyer les factures et les confirmations de paiement par e-mail
• Enregistrer les factures confirmées dans le grand livre
• Annuler, contre-passer, ou rembourser des factures
• Gérer les abonnements récurrents
• Lier les factures à des projets
• Personnaliser la liste des factures

Liste des factures

L'écran principal affiche les factures existantes. Les utilisateurs peuvent rechercher, filtrer, trier, paginer et ouvrir une facture pour la consulter.

• Numéros de facture et de commande
• Numéro de projet
• Client et entreprise
• Statut de la facture
• Dates de création et d'échéance
• Sous-total, taxes, frais de transport et total

Création d'une facture

Une nouvelle facture est créée à partir d'une commande client existante. L'application copie les informations client, le projet, les produits, les quantités, les prix, la remise, les frais de transport et l'adresse de facturation dans la facture.

Taxes

Les taxes sont calculées en fonction de la province applicable et des paramètres fiscaux des produits commandés. Les commandes à retirer peuvent utiliser l'emplacement de l'entreprise sélectionné, tandis que les commandes livrées utilisent la destination du client appropriée.

• Taxe fédérale
• Taxe provinciale
• Taxe harmonisée, le cas échéant
• Produits non taxables

Lignes de facture

Les lignes de facture contiennent les produits ou services facturés. Chaque ligne peut inclure une description, les options sélectionnées, la quantité, le prix unitaire, les taxes et le total de la ligne.

Avant la confirmation, les utilisateurs autorisés peuvent ajuster les quantités et les prix si des corrections sont nécessaires.

Totaux de la facture

L'application affiche un récapitulatif financier complet de la facture.

• Sous-total
• Remise
• Taxes fédérales et provinciales
• Frais de transport
• Montant total
• Total payé
• Solde restant ou crédit client

Statut de la facture

Les factures suivent un flux de travail de statuts contrôlé.

• « Non confirmée » signifie que la facture est encore en cours de préparation
• « Facturée » signifie qu'elle a été confirmée et enregistrée
• « Payée » signifie que le solde complet a été reçu
• « Annulée » signifie que la facture a été annulée, contre-passée ou remboursée

Confirmation d'une facture

La confirmation d'une facture crée ses écritures comptables, met à jour son statut, met à jour la commande associée et génère le document de facture officiel.

Paiements

L'application enregistre chaque paiement réussi en tant que transaction. Les paiements partiels sont pris en charge, et la facture est considérée comme payée lorsque le solde complet a été reçu.

• Espèces
• Interac
• Chèque avec numéro de référence
• Virement bancaire avec numéro de référence
• Paiements précédemment enregistrés ou en ligne, le cas échéant

Historique des paiements

Le document de facturation peut inclure l'historique des paiements, les références des transactions, les dates de paiement, les montants reçus et le solde restant.

Grand livre

Lorsqu'une facture est confirmée, l'application envoie la vente, le solde client, les taxes, les frais de transport et les montants associés au grand livre. Cela permet de relier la facturation aux écritures comptables.

Annulation et contre-passation

Une facture non confirmée peut être annulée directement. Une facture confirmée doit être contre-passée afin que des écritures comptables correspondantes puissent être créées. Un motif doit être saisi, et la commande associée peut être annulée en même temps, si nécessaire.

Remboursements

Une facture payée peut être remboursée en totalité ou en partie. Le montant remboursé peut être crédité sur le compte client, et des écritures de contre-passation sont créées dans le grand livre. Le motif de l'annulation ou du remboursement ainsi que l'utilisateur responsable sont enregistrés.

Documents PDF

L'application génère un PDF officiel contenant les informations client, les lignes de facture, les totaux, les taxes, l'historique des paiements, le solde et les informations sur l'entreprise. Le document peut être consulté en toute sécurité ou régénéré après une mise à jour importante.

Communications par e-mail

Le PDF de la facture peut être envoyé directement au client par e-mail. L'application enregistre la date d'envoi de l'e-mail et le nom de l'utilisateur qui l'a envoyé.

• Premier avis de facturation
• Deuxième avis de paiement
• Reçu de facture payée
• Confirmation d'annulation

Projets

Une facture peut être associée à un numéro de projet. Cela permet de regrouper les informations relatives aux revenus et à la facturation avec le projet correspondant.

Abonnements

Les factures associées à des produits renouvelables peuvent afficher les informations d'abonnement et la prochaine date de facturation. Les utilisateurs autorisés peuvent annuler l'abonnement en ligne correspondant si nécessaire.

Intégration des commandes

La création d'une facture et la mise à jour du paiement actualisent la commande associée. Une commande entièrement payée ne comportant pas de produits renouvelables peut être clôturée automatiquement, tandis que les commandes récurrentes peuvent rester actives pour une facturation future.

Règles de suppression

Les factures confirmées sont conservées pour l'historique financier. Elles sont annulées, contre-passées ou remboursées au lieu d'être physiquement supprimées. Une facture comportant des paiements existants doit suivre le processus de remboursement ou de contre-passation.

Paramètres de l'application

L'application Facture comprend des paramètres pour la taille de la page, l'ordre de tri, le sens de tri et les colonnes visibles de la liste.

Workflow simple

• Sélectionnez une commande prête à être facturée
• Créez la facture
• Vérifiez les informations client et projet
• Vérifiez les produits, quantités, prix, remises et les taxes
• Confirmez la facture
• Générez et envoyez le PDF
• Enregistrez les paiements du client
• Envoyez une confirmation de paiement une fois le montant intégralement réglé
• Annulez ou remboursez la facture si nécessaire

Résumé en langage clair

L'application Invoice transforme les commandes des clients en factures officielles. Elle calcule le montant dû, enregistre les paiements, crée des documents clients, envoie des écritures comptables au grand livre et conserve un historique complet de la facturation, des annulations et des remboursements.