Application Achats
Julien Béliveau
Documentation de l'application Achats
L'application Achats sert à gérer les achats auprès des fournisseurs. Elle permet à l'utilisateur de créer une commande auprès d'un fournisseur, d'ajouter des produits ou des services, de calculer les taxes et les totaux, de joindre des pièces justificatives, de suivre le paiement et d'envoyer les informations relatives à la commande au grand livre une fois celle-ci réglée.
Objectif
Cette application permet de contrôler les achats effectués auprès des fournisseurs. Elle regroupe en un seul endroit les informations sur les fournisseurs, les lignes d'achat, les totaux, le statut des paiements et les pièces justificatives.
Principales fonctionnalités
- Créer un nouvel achat auprès d'un fournisseur
- Rechercher et filtrer les achats existants
- Modifier les informations d'en-tête de l'achat
- Ajouter des produits par recherche, ID produit, code-barres ou ligne vide
- Modifier les quantités, les prix, les noms et les taxes
- Calculer le sous-total, la TPS, TVQ, le total, le montant payé et le solde
- Télécharger et consulter les pièces justificatives
- Confirmer le paiement intégral
- Envoyer les achats payés au grand livre
- Envoyer la confirmation d'achat par e-mail
- Personnaliser l'affichage de la liste des achats
Liste des achats
L'écran principal affiche la liste des achats auprès des fournisseurs. L'utilisateur peut rechercher des achats et les filtrer par statut, pays, province ou ville. La liste peut afficher le numéro d'achat, le nom du fournisseur, l'adresse, les dates, le statut, les remarques et le total en fonction des paramètres sélectionnés.
Créer un achat
Pour créer un nouvel achat, commencez par sélectionner un fournisseur. L'application copie les coordonnées et l'adresse du fournisseur dans l'achat afin que l'enregistrement soit prêt à être modifié et complété.
- Rechercher un fournisseur
- Sélectionner le fournisseur
- Créer l'achat
- Ouvrir l'éditeur d'achat
- Ajouter des produits ou des services
En-tête d'achat
L'en-tête contient les informations générales relatives à l'achat. Il comprend le numéro d'achat du fournisseur, le numéro de projet, le nom du fournisseur, l'adresse, les remarques, la date de création, la date d'échéance et les informations de modification. La date d'échéance est importante car elle sert à déterminer la période comptable.
Lignes d'achat
Les lignes d'achat représentent les produits ou services achetés. Chaque ligne peut comporter une description, une quantité, un prix unitaire, la taxe fédérale, la taxe provinciale et le total de la ligne hors taxes.
- Des lignes de produit peuvent être ajoutées à partir du catalogue de produits
- Les articles peuvent être recherchés par code CUP ou par informations sur le produit
- Des lignes vides peuvent être ajoutées pour les saisies manuelles
- Les quantités et les prix peuvent être ajustés
- Les taxes peuvent être activées ou désactivées pour chaque ligne
- Les lignes peuvent être supprimées tant que l'achat est encore modifiable
Taxes et totaux
L'application calcule automatiquement les totaux de l'achat à partir des lignes. Elle distingue le sous-total, la TPS, la TVQ, le total, le montant payé et le solde restant.
- Le sous-total est calculé avant taxes
- La TPS est calculée sur les lignes fédérales taxables
- La TVQ est calculée sur les lignes provinciales taxables
- Le total final inclut les taxes et les frais de transport le cas échéant
- Le solde indique si l'achat est impayé, partiellement payé, entièrement payé ou surpayé
Paiement
L'achat peut recevoir des montants de paiement et peut également donner lieu à un remboursement si un montant trop élevé a été saisi. Lorsque le solde atteint zéro, l'achat peut être confirmé comme entièrement payé.
Grand livre
Lorsqu'un achat est confirmé comme payé, l'application enregistre des écritures comptables dans le grand livre. Les écritures distinguent le paiement, le montant de l'achat, les taxes et les frais de transport afin que le service comptable puisse suivre correctement l'achat.
Pièces justificatives
Un document justificatif peut être téléchargé et associé à l'achat. Une fois téléchargé, le document peut être ouvert depuis l'écran d'achat. Cela est utile pour conserver les factures, les reçus ou d'autres documents fournisseurs joints à l'enregistrement de l'achat.
Confirmation par e-mail
L'application peut envoyer une confirmation d'achat par e-mail. Si une confirmation a déjà été envoyée, l'utilisateur est averti avant d'en envoyer une autre.
Statut de l'achat
Les achats peuvent être non payés, payés, annulés ou présenter un autre statut défini. Une fois qu'un achat n'est plus modifiable, ses lignes s'affichent en mode lecture seule afin que les montants historiques restent protégés.
Paramètres de l'application
L'application Achats comprend des paramètres d'affichage de la liste. L'utilisateur peut contrôler le nombre de lignes affichées, l'ordre de tri, le sens du tri et les colonnes visibles dans la liste des achats.
Workflow simple
- Ouvrez l'application Achats
- Recherchez un achat existant ou créez-en un nouveau
- Sélectionnez le fournisseur
- Vérifiez ou modifiez l'en-tête de l'achat
- Ajoutez des lignes de produit, de service ou manuelles
- Ajustez les quantités, les prix et les taxes
- Téléchargez le document justificatif
- Vérifiez le sous-total, les taxes, le total et le solde
- Saisissez le paiement ou confirmez le paiement intégral
- Envoyez l'achat au grand livre
Résumé en langage clair
L'application Achats gère les achats de l'entreprise auprès des fournisseurs. Elle crée l'achat, calcule les taxes et les totaux, stocke les pièces justificatives, suit le paiement et relie l'achat final payé au grand livre.