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Documentation sur le grand livre

L'application Grand livre permet de consulter, de créer, de modifier et d'organiser les écritures comptables dans le système.

Objectif

Le grand livre offre aux administrateurs une vue d'ensemble des activités financières. Il permet de suivre les écritures de débit et de crédit, de les classer par code comptable et de consulter les totaux pour des périodes données.

Comment le grand livre est alimenté

Le grand livre général peut être mis à jour manuellement, mais il est également alimenté par d'autres actions du système.

• La création de factures peut ajouter des écritures au grand livre.
• Les achats en ligne peuvent ajouter des écritures au grand livre.
• Les opérations de paiement peuvent ajouter des écritures au grand livre.
• D'autres opérations commerciales peuvent également créer automatiquement des écritures comptables.

Principales fonctionnalités

• Afficher les écritures du grand livre pour une plage de dates sélectionnée.
• Choisir une année et une période de début.
• Choisir une année et une période de fin.
• Générer un rapport récapitulatif ou détaillé.
• Exporter le rapport affiché au format PDF.
• Exporter le rapport affiché vers Excel.
• Calculer les taxes à payer pour la période sélectionnée.
• Créer des écritures comptables manuelles.
• Modifier des écritures comptables existantes.
• Supprimer des écritures lorsque cela est autorisé.
• Gérer le plan comptable.

Écritures comptables

Une écriture comptable représente un mouvement financier. Il peut s'agir d'un débit ou d'un crédit.

Chaque écriture comprend des informations telles que le code comptable, l'année, la période, le montant, la source et des liens facultatifs vers un client, un fournisseur, un produit, un utilisateur ou un document.

Vue récapitulative

La vue récapitulative regroupe les enregistrements par code comptable et par type de débit ou de crédit.

Cette vue est utile lorsque l'utilisateur souhaite obtenir un total rapide par compte plutôt que de consulter chaque transaction individuellement.

Vue détaillée

La vue détaillée répertorie les enregistrements du grand livre individuels.

Cette vue est utile lorsque l'utilisateur souhaite examiner chaque transaction, vérifier l'origine d'un montant ou ouvrir un enregistrement spécifique pour le modifier.

Saisie manuelle

Les utilisateurs autorisés peuvent créer des écritures manuelles dans le grand livre.

Lors de la création d'un enregistrement, l'utilisateur choisit s'il s'agit d'un débit ou d'un crédit, sélectionne le code comptable, saisit l'année et la période, ajoute le montant et identifie la source.

Modification des enregistrements

Les utilisateurs autorisés peuvent ouvrir un enregistrement existant et en modifier les détails.

L'application valide les champs obligatoires avant l'enregistrement. Si la mise à jour aboutit, le rapport s'actualise afin que l'utilisateur puisse voir les derniers totaux.

Suppression d'enregistrements

Lorsque la suppression est autorisée, l'application demande une confirmation avant de supprimer un enregistrement.

Cela permet d'éviter la suppression accidentelle d'informations financières.

Plan comptable

L'application comprend une section permettant de gérer la structure du grand livre.

Les utilisateurs autorisés peuvent consulter les catégories comptables, ajouter de nouveaux codes de compte, modifier les noms et descriptions des comptes, et supprimer les codes de compte inutilisés.

Si un code de compte est déjà utilisé dans des enregistrements financiers, l'application empêche sa suppression ou toute modification non sécurisée.

Taxes

L'application peut calculer les totaux liés aux taxes pour la période sélectionnée.

Cette section permet d'estimer le chiffre d'affaires hors taxes, les taxes perçues, les taxes payées et les taxes à payer.

Outils de recherche et de sélection

L'application comprend des outils de recherche permettant de relier les écritures du grand livre aux clients, fournisseurs, produits ou utilisateurs associés.

Cela facilite le classement et le suivi ultérieur des saisies manuelles.

Sécurité

Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à l'application Grand livre.

Certains utilisateurs peuvent disposer d'un accès en lecture seule. Dans ce cas, ils peuvent consulter les rapports mais ne peuvent pas créer, modifier ou supprimer d'écritures comptables.

Workflow simple

• Ouvrez l'application Grand livre.
• Sélectionnez la période de début et de fin.
• Choisissez l'affichage récapitulatif ou détaillé.
• Générez le rapport.
• Vérifiez les totaux ou les écritures individuelles.
• Créez ou modifiez des enregistrements si nécessaire.
• Exportez le rapport si nécessaire.
• Utilisez l'outil fiscal pour préparer les informations fiscales.

Résumé en langage clair

L'application Grand livre est le centre comptable du système. Elle reçoit les données financières issues d'actions telles que les factures et les achats en ligne, et permet également aux utilisateurs autorisés de créer ou de modifier des écritures manuellement. Elle aide les utilisateurs à consulter les écritures comptables, à gérer les codes comptables, à exporter des rapports et à calculer les montants des taxes pour une période sélectionnée.