Application Document
Julien Béliveau
Documentation de l'application Documents
L'application Documents permet de créer des formulaires réutilisables, de les attribuer à des clients ou des employés, de recueillir des réponses, de générer des documents remplis et de gérer les fichiers téléchargés.
Fonctionnalités principales
- Créer des modèles de documents personnalisables
- Préparer des versions française et anglaise
- Attribuer des documents à des clients ou des employés
- Collecter des informations, des fichiers et des signatures
- Calculer des montants, des points ou des pourcentages
- Générer et envoyer par courriel les documents remplis
- Gérer les fichiers privés et publics
Comme chaque document peut calculer des totaux en argent, en points ou en pourcentage, l’application Documents peut être adaptée à de nombreux usages : soumissions, estimations, formulaires de commande, calculateurs de prix, examens en ligne, évaluations, sondages, candidatures d’emploi, formulaires d’embauche, inscriptions de clients, consentements, inspections, listes de vérification, rapports d’incident, demandes de service, évaluations des besoins, questionnaires de satisfaction, formulaires d’admissibilité, configurateurs de produits, etc..
Modèles de documents
Un modèle définit le titre, la description, le destinataire, les questions, les sections, les champs de réponse, les totaux et les options d'affichage d'un document.
Documents bilingues
Titres, descriptions, questions, sections et Les choix de réponses peuvent être préparés séparément en français et en anglais.
Destinataires
Un document peut être conçu pour les clients ou les employés. Une fois rempli, le document peut être associé au compte approprié.
Questions et sections
Les documents sont composés de questions et de sections d'information. Ces éléments peuvent être réorganisés pour contrôler la présentation du document.
Types de réponses
- Texte ou nombre
- Champs de texte multiples
- Case à cocher
- Oui ou Non
- Choix unique ou multiple
- Date et heure
- Couleur
- Mot de passe
- Téléchargement de fichier
- Signature du client
- Signature de l'employé
- Date et heure de retrait
Informations obligatoires
Certaines questions peuvent être marquées comme obligatoires. Le formulaire ne peut être correctement rempli sans répondre aux champs obligatoires.
Options de choix
Les questions à choix multiples peuvent contenir plusieurs réponses bilingues. Chaque réponse peut inclure une image et une valeur utilisée pour les calculs.
Totaux et calculs
Les documents peuvent calculer des totaux en argent, en points ou en pourcentages. Les valeurs peuvent être additionnées, multipliées, exclues des calculs ou comparées à un total maximal.
Informations client et employé
Les champs de formulaire peuvent récupérer des informations telles que les noms, adresses, numéros de téléphone, langues et autres détails de compte. Les utilisateurs autorisés peuvent également mettre à jour les informations associées à partir d'un document rempli.
Attribution de documents
Un document peut être attribué directement à un client ou un employé sélectionné. L'application peut également tenter d'associer un formulaire rempli à un compte existant en utilisant l'adresse e-mail soumise.
Formulaires publics
Les documents peuvent être publiés et remplis via un lien sécurisé. Une vérification Captcha peut être exigée avant la soumission.
Accès utilisateur
Le modèle peut déterminer si les destinataires peuvent consulter ou modifier un document après sa soumission. Des documents peuvent également être ajoutés automatiquement pour les nouveaux utilisateurs.
Documents complétés
Les documents complétés sont classés par langue, date de complétion, nom du destinataire et adresse e-mail. Les utilisateurs autorisés peuvent consulter et corriger les réponses soumises.
Signatures
Les documents peuvent recueillir la signature du destinataire ou inclure la signature de l'employé qui les a créés et complétés.
PDF et e-mail
Un document complété peut être ouvert au format PDF ou envoyé par e-mail à son destinataire. L'e-mail peut contenir soit le document PDF, soit un lien sécurisé pour y accéder en ligne.
Copies de documents
Les modèles existants peuvent être copiés pour créer un nouveau document avec des questions et des paramètres similaires.
Fichiers privés
Les fichiers privés peuvent être chargés, prévisualisés, téléchargés, renommés, supprimés ou copiés dans un dossier client.
Téléchargements publics
Les fichiers destinés à un accès général peuvent être placés dans la zone de téléchargement publique.
Flux de travail simple
- Créer un modèle de document.
- Saisir les informations en français et en anglais.
- Ajouter et organiser les questions et les sections.
- Configurer les champs de réponse, les calculs et les options d'accès.
- Attribuer ou envoyer le document à un client ou à un employé.
- Vérifier le document complété Réponse.
- Générer ou envoyer par courriel le document final.
Portail public des documents
Les documents publiés peuvent être consultés ou remplis directement sur le site Web public. L’interface utilise automatiquement la langue française ou anglaise du visiteur.
Formulaire public
- Formulaire adapté aux appareils mobiles
- Navigation sur plusieurs pages
- Validation des champs obligatoires
- Prise en charge du texte, des choix, des dates, des fichiers et des signatures
- Calcul automatique des totaux
- Sélection de réponses à partir d’images
Documents existants
Un client ou un employé peut ouvrir un document qui lui est assigné à l’aide d’un lien sécurisé. Les réponses précédentes sont affichées automatiquement. Un document complété devient accessible en lecture seulement, sauf si le modèle permet sa modification.
Identification du destinataire
L’adresse courriel saisie peut être associée à un compte client ou employé existant. Lorsque cette option est activée, un nouveau client peut être créé pour une adresse inconnue et les renseignements soumis peuvent mettre à jour son profil.
Fichiers et signatures
Les visiteurs peuvent téléverser les pièces jointes demandées et dessiner une signature électronique directement dans le formulaire. Les fichiers sont associés au client ou à l’employé lorsque son compte est reconnu.
Sélection du ramassage
Un document peut inclure la sélection d’une date et d’une heure de ramassage. Les journées et les plages de trente minutes disponibles sont calculées selon les heures d’ouverture et le délai de préparation configuré.
Sécurité et validation
Une vérification Captcha peut être exigée avant la transmission. Les champs obligatoires sont identifiés par un astérisque rouge et validés avant l’acceptation du document.
Confirmation de transmission
Après la transmission, le visiteur reçoit un message de confirmation et peut accéder à son espace client ou retourner au site Web. L’organisation reçoit un courriel contenant les réponses et les renseignements soumis.
Documents liés
Un document complété peut diriger le visiteur vers un autre document associé, ce qui permet de remplir plusieurs formulaires dans une séquence guidée.