Application Client
Julien Béliveau
Application Client
L’application Client centralise les coordonnées, les paramètres du compte, les adresses, les documents, les rendez-vous, les communications, les escomptes et les renseignements financiers de chaque client.
Les données sensibles sont chiffrées sur le serveur. Cette protection s’applique également aux renseignements des clients utilisés dans les commandes et les factures.
Fonctions principales
- Créer et gérer les fiches clients
- Conserver les coordonnées et les adresses
- Gérer l’accès à l’espace client
- Suivre les appels, demandes de soutien, plaintes et incidents
- Consulter les rendez-vous et les documents
- Configurer des escomptes personnalisés
- Consulter les soldes et les montants facturés
Recherche et filtres
Les clients peuvent être recherchés par nom, compagnie, adresse courriel ou numéro de téléphone. La liste peut être filtrée selon le statut, le type de client, la langue, le pays, la province et la ville.
Types de clients
Une fiche peut représenter un particulier, une compagnie, un détaillant, un distributeur ou un compte interne utilisé pour une table, une caisse ou un point de vente.
Section 1 - Informations générales
Cette section permet de gérer le statut du compte, qui peut être actif, inactif, suspendu ou banni. Un employé peut également être désigné comme responsable du dossier client.
La fiche contient le nom, la compagnie, les numéros de téléphone, les adresses courriel, le site Web, la langue préférée, le magasin préféré et les notes internes.
Les adresses de facturation et d’expédition sont enregistrées séparément. L’adresse de facturation peut être copiée vers l’adresse d’expédition lorsqu’elles sont identiques.
Localisation
L’adresse peut être affichée sur une carte. La longitude et la latitude peuvent être enregistrées ou mises à jour pour faciliter la localisation, la livraison et la planification des routes.
Escomptes
Des pourcentages d’escompte peuvent être accordés au client pour les produits provenant de fournisseurs précis. Plusieurs règles d’escompte peuvent être conservées dans une même fiche.
Solde et crédit
La fiche affiche le crédit ou le solde du compte ainsi que les montants facturés. Lorsqu’un crédit doit être remboursé, une confirmation bilingue peut être envoyée au client et le solde peut ensuite être remis à zéro.
Paiements en ligne
Lorsque le service de paiement est configuré, la fiche client peut être associée à un compte Stripe en utilisant les coordonnées et l’adresse de facturation du client.
Accès à l’espace client
Un courriel d’activation peut être envoyé afin qu’un nouveau client choisisse son mot de passe. Un lien temporaire de réinitialisation peut également être envoyé à un client existant.
Section 2 - Documents
Des fichiers peuvent être téléversés directement dans le dossier du client. Celui-ci pourra consulter les documents autorisés depuis son espace client.
Les formulaires remplis avec l’application Documents apparaissent également dans cette section. Leur titre, leur date de réalisation et leur résultat en argent, en points ou en pourcentage peuvent être affichés.
Section 3 - Suivi d’appels et évènements
Lorsqu’un client communique avec l’entreprise, un billet peut être créé pour enregistrer un appel d’information, une demande de soutien, une plainte ou un incident de confidentialité.
Chaque évènement peut contenir un statut, une priorité, une description, une date, une heure, un lien et une image. Les incidents de confidentialité sont aussi accessibles dans les rapports concernés.
Cette section présente également les activités générées par les autres actions du système, notamment la création ou la modification de la fiche, les commandes effectuées en ligne, les factures, les courriels et les tâches.
Un évènement peut être ouvert pour consulter davantage d’information dans l’application Évènements.
Section 4 - Rendez-vous
Les rendez-vous passés, présents et futurs sont affichés avec la date, l’heure, l’employé responsable, le service, l’état de confirmation et les commentaires.
Cette section est destinée à la consultation. Les rendez-vous peuvent être modifiés ou supprimés depuis l’application Feuille de temps.
Section 5 - Options
Les préférences du client peuvent être activées ou désactivées directement dans sa fiche.
- Recevoir les infolettres
- Recevoir des messages texte
- Utiliser l’authentification à deux facteurs
Le client peut également modifier ces options dans son espace client. La date de sa dernière connexion est affichée dans cette section.
Actions de groupe et exportation
Plusieurs clients peuvent être sélectionnés pour mettre à jour leurs coordonnées géographiques, exporter la liste en format PDF ou tableur, ou supprimer les fiches sélectionnées.
Paramètres d’affichage
Chaque utilisateur peut configurer le nombre de clients affichés, l’ordre de tri et les colonnes visibles, notamment les coordonnées, les adresses, le statut, la langue, les notes, le solde, les montants facturés et les dates de modification.
Fonctionnement général
- Créer ou rechercher une fiche client.
- Ajouter les coordonnées et les adresses.
- Attribuer un responsable et un magasin préféré.
- Configurer les communications, la sécurité et les escomptes.
- Consulter les documents, rendez-vous, soldes et activités.
- Enregistrer les nouveaux appels ou évènements.
- Sauvegarder les modifications.
Résumé
L’application Client offre une vue complète de la relation avec chaque client. Elle permet de savoir qui il est, comment le joindre, où livrer ses commandes, quels documents et rendez-vous lui appartiennent, quelles activités ont été réalisées et quels éléments financiers ou administratifs demandent une intervention.